مصطلح "إدارة الوثائق" و "مكتب بلا أوراق" هو موضوع مقالات وكتب لا حصر لها. الجميع يريد تحقيق هذا الهدف النبيل ولكن لا يفهم الجميع ما تعنيه المصطلحات حقًا. قبل أن تتمكن من الشروع في رحلة تحقيق الإدارة الكاملة للمستندات ، من المهم أن تكون لديك معرفة أساسية جيدة بالمصطلحات والمفاهيم التي تتماشى معها.
بمجرد أن تبدأ في التحقيق في حلول البرامج المختلفة المتاحة ، ستواجه بعض اختصارات إدارة المستندات ، والمختصرات ، والمصطلحات العامة التي قد لا تكون على دراية بها. إليك "ورقة الغش" التي ستساعدك على فهم المواد التي ستواجهها بالإضافة إلى المحادثات التي ستجريها مع موفري حلول إدارة المستندات.
التقاط المستندات الإلكترونية (EDC)
هذا هو المصطلح العام الذي يشير إلى العملية الكاملة لتحويل المستندات الورقية إلى معادلاتها الإلكترونية. يغطي مفاهيم مثل المسح الضوئي والتعرف على النص وتحويل الصور والفهرسة لاسترجاعها لاحقًا. بمعنى آخر ، إنها عبارة شاملة لعملية إدارة المستندات بأكملها.
التعرف البصري على الأحرف (OCR)
التعرف الضوئي على الحروف هو عملية تتعرف على الكلمات المطبوعة الموجودة في مستند مادي. يستخدم التعرف الضوئي على الحروف بشكل عام عند معالجة المستندات التي تتم طباعتها باستخدام خطوط طابعة أو آلة كاتبة "عادية".
التعرف الذكي على الأحرف (ICR)
تشبه هذه العملية عملية التعرف الضوئي على الحروف ولكنها قادرة بشكل عام على معالجة بعض المستندات المكتوبة بخط اليد على نماذج خاصة. يمكنه أيضًا التعرف على "علامات التجزئة" والرموز الشريطية ومعالجتها.
نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)
يشار إليه أحيانًا باسم إدارة المستندات (DM) أو نظام إدارة المستندات (DMS) ، لا يشمل هذا المصطلح التحويل الإلكتروني للمستندات الورقية فحسب ، بل يشمل إدارة المستندات التي تم إنشاؤها إلكترونيًا بما في ذلك معالجة النصوص والبريد الإلكتروني. تُستخدم أنظمة EDMS لتحديد موقع المستندات وعرضها بالإضافة إلى الاحتفاظ بإصدارات مختلفة من المستند المصدر.
نظام إدارة السجلات الإلكترونية (ERMS)
يُعرف هذا المصطلح أيضًا باسم إدارة السجلات (RM) أو نظام إدارة السجلات (RMS) ، ويشير هذا المصطلح إلى الأنظمة المستخدمة لضمان تخزين السجلات المهمة مثل كشوف المرتبات والموارد البشرية وسجلات المرضى والعقود وما إلى ذلك ، وإتاحتها أثناء استخدامها. حياة.
إدارة محتوى الويب (WCM)
يُطلق عليه أيضًا اسم أنظمة إدارة المحتوى (CMS) ، ويشير هذا المصطلح إلى البرامج المستخدمة لتخزين ونشر المحتوى على موقع ويب. يفصل نظام إدارة المحتوى محتوى الويب عن تصميم HTML الأساسي بحيث يمكن لأي شخص مخول نشر أو إزالة محتوى من موقع ويب دون الحاجة إلى معرفة HTML.
إدارة سير العمل (WFM)
تُستخدم أنظمة WFM لإدارة إعداد المستندات في بيئة منظمة حيث يجب إجراء بعض خطوات التحضير أو المراجعة أو الموافقة بترتيب محدد. تقوم أنظمة WFM بتوجيه المستندات إلى الأشخاص المناسبين ، بالترتيب الصحيح ، حتى تكتمل العملية برمتها.
إدارة المعرفة (KM)
تُستخدم هذه الأنظمة لإتاحة "المعرفة" الموروثة الكاملة لمنظمة ما للجميع. تلغي أنظمة إدارة المعارف حاجة الموظفين إلى "إعادة اختراع العجلة" عند التعامل مع الأسئلة أو العمليات أو أي قضية أخرى تم التعامل معها بالفعل من قبل شخص ما في المنظمة. يعتبر نظام الأسئلة المتداولة (FAQ) مثالًا جيدًا على نظام KM القيم.
الآن بعد أن أصبح لديك فهم للمصطلحات الأساسية التي ستواجهها ، فإن خطوتك التالية هي تحديد نوع نظام إدارة المستندات الذي يلبي متطلباتك على أفضل وجه. بعد ذلك يمكنك البدء في عملية تحديد الحلول المتاحة واختيار الحل الذي يلبي احتياجات مؤسستك.
ZZZZZZ